#55 上司に仕事のトラブルを報告する時の表現｜英語のビジネスフレーズ

仕事を進めていると、予期せぬ問題が発生することがあります。

上司に英語でトラブルを報告する際は、「状況を冷静に伝える」「事実を簡潔に説明する」「原因と今後の対処を示す」ことが重要です。

今回は、上司にトラブルが起きたことを伝える際に役立つ表現、問題の説明、対応策の提示などの英語表現を会話例とともに解説します。

会話例

A

Excuse me, do you have a moment? I need to report an issue we encountered this morning.
（すみません、少しお時間ありますか？ 今朝発生したトラブルについて報告したいです）

B

Sure, what happened?
（いいですよ。何が起こったのですか？）

A

The new system update caused several errors, and we weren’t able to access the customer database.
（新しいシステムのアップデートが複数のエラーを引き起こし、顧客データベースにアクセスできませんでした）

B

That sounds serious. Do you know what caused the problem?
（それは重大ですね。原因はわかっていますか？）

A

We think the update wasn’t fully compatible with our current settings, so the IT team is working on it now.
（アップデートが現行設定と完全に互換性がなかったのだと思われます。現在、ITチームが対応中です）

B

I see. What’s the estimated time to fix it?
（なるほど。復旧までどれくらいかかりそうですか？）

A

They said it should be resolved within a couple of hours. I’ll keep you updated.
（数時間以内に解決できるとのことです。進捗があれば随時ご報告します）

1. トラブルの発生を報告する

仕事の問題を上司に伝える際は、最初に前置きを入れつつ、落ち着いた表現で報告の目的を伝えます。

トラブルの報告はどうしても緊張しやすいですが、前置きを入れることで、冷静さを保ちつつ相談の準備ができます。

続けて、報告があることを伝えます。

“issue” は「問題」「課題」という意味で、ビジネス英語でよく使われる言葉です。

“problem” よりも落ち着いた印象で、状況を冷静に共有できます。

2. 何が起きたかを事実ベースで説明する

問題の状況を伝えるときは、感情的にならず、「何が・どのように」起きたかを明確に述べるのがポイントです。

“caused” は「原因になった・引き起こした」という意味で、トラブル説明の場面でよく使う動詞です。

続けて、その結果何が起きたのかを説明します。

“weren’t able to 〜” は「〜できなかった」という意味で、“couldn’t” よりもフォーマルでビジネス向けの表現です。

3. 原因の推測や背景説明

問題の原因はすぐに特定できないことも多いため、断定を避けつつ原因の推測を伝える必要があります。

“we think”（〜と思います）を使うことで、「完全に確信したわけではないですが…」という意味合いを出せます。

断定を避けつつ意見を伝える表現としては、他にも次のようなものがあります。

原因が曖昧な状態で “It was caused by…” と断言してしまうと、誤解を生む可能性があります。そのため、曖昧な段階では「推測表現」を使うほうがいいでしょう。

4. 対応状況と復旧見込みを伝える

トラブル報告では、「解決に向けて現在どう対応しているか」を伝えることで相手が安心できます。

次に、復旧の見込みを伝えます。

“should be resolved” は「ほぼ確実だが確証はない」という、ちょうど良い距離感の表現です。

最後に、進捗共有の意思を示します。

ビジネスメールなどでも使われる、定番の締めの一文です。

まとめ