#45 担当者不在時に伝言を頼む時の表現｜英語のビジネスフレーズ

仕事で取引先の会社に電話をした時、担当者が席を外していたり、別の会議で対応できない場面はよくあります。

その際に英語で「伝言をお願いできますか？」と頼めると、行き違いを防いで円滑に仕事を進めることができます。

今回は担当者が不在の場合に使える英語の依頼表現や、伝言の内容を簡潔に伝える方法、相手の確認に答える時のフレーズを詳しく解説します。

会話例

A

Good afternoon. This is Yuki Sato from ABC. May I speak to Ms. Roberts, please?
（こんにちは。ABC社のユキ・サトウと申します。ロバーツさんをお願いできますか？）

B

I’m afraid she’s not at her desk right now. Would you like to leave a message?
（申し訳ありませんが、ただいま席を外しております。伝言をお預かりしましょうか？）

A

Yes, please. Could you let her know that I called regarding tomorrow’s meeting?
（はい、お願いします。明日の会議についてお電話を差し上げたとお伝えいただけますか？）

B

Certainly. Could you spell your name for me, please?
（かしこまりました。お名前の綴りを伺ってもよろしいですか？）

A

Sure. It’s Y-U-K-I S-A-T-O.
（はい、Y-U-K-I、S-A-T-O です）

B

Thank you. I’ll make sure she gets the message.
（ありがとうございます。おつなぎしますので、そのままお待ちください）

1. 担当者を呼び出す表現

ビジネスの電話で担当者を呼び出す時の丁寧な言い方が “May I speak to ～?” です。

“May I ～ ?” は相手に許可を求めるフォーマルな疑問文です。英語では “Call Ms. Roberts!” のように直接的な命令形は失礼にあたるため、必ず “May I ～?” または “Could I ～?” を使用します。

また、“speak to” の他に “speak with ～”も使用できますが、“speak to” の方がより礼儀正しい印象を与えます。

2. 「不在」を控えめに伝える

担当者不在を相手に伝える際は、冒頭に “I’m afraid 〜”（申し訳ありませんが〜）を付けます。

直訳は「残念ですが」ですが、実際には相手に不都合を知らせる時の「クッション表現」の役割があります。

単に “She’s not here.”（彼女はいません） といった言い方だと冷たく聞こえますが、最初にクッション言葉を添えることで印象は大きく変わります。

3. 伝言を頼む・預かる時の表現

相手が不在の際、企業側の担当者がよく使うのが次の表現です。

そして伝言を依頼する側は、以下の表現を使います。

“let 人 know” は「〜を知らせる・伝える」という意味の重要フレーズです。

また、折り返しの電話をお願いする際は次のように言います。

“call back” はビジネス電話の基本語彙で「折り返す」という意味になります。

4.「〜について」を表すビジネス表現

会話例の “regarding tomorrow’s meeting”（明日の会議について）のように、伝言を残す際はその内容を簡潔に伝える必要があります。

その際に用いるのが “regarding”（〜について）というフレーズです。

英語では “about”(〜について）も同様の使い方をしますが、“regarding”の方がフォーマルでビジネス向きです。

regarding / about はTPOに応じて使い分けましょう。

5. 名前の綴りを確認する

音声だけでは名前のスペルを理解するのは難しいため、電話では綴りの確認がよく行われます。

綴りを読み上げる際は、アルファベットを正しく伝えるためのフォネティックコード（A as in Apple など）を知っておくと、より確実に伝えることができます。

まとめ