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Izumi English Morning
#62 会議の議事録を共有する時の表現｜英語のビジネスフレーズ
Izumi
会議後に議事録を共有することは、チーム全員の認識を合わせ、プロジェクトを正しい方向に進めるために欠かせません。
議事録の共有方法や書き方は職場の透明性に直結します。そのため、英語で議事録を共有する場合は、「要点を簡潔にまとめる」「確認が必要な点を明確に伝える」「次のステップを共有する」ことがポイントになります。
ここでは、同僚や上司に議事録を送るときに使える自然な英語表現と、やり取りをスムーズにするための文法ポイントを紹介します。
会話例
Hi everyone, I’ve finished the meeting minutes from this morning. Would you like me to share them now?
（みなさん、今朝の会議の議事録が完成しました。今共有してもよろしいでしょうか？）
Yes, please. Could you also highlight the action items so we can review them quickly?
（お願いします。アクションアイテムも強調してもらえると、すぐに確認できます。）
Sure. I included the decisions we made and the tasks assigned to each team member.
（もちろんです。決定事項と各メンバーに割り当てられたタスクも記載しています）
That helps a lot. Could you send the file to the project channel when you’re ready?
（助かります。準備できたらプロジェクトチャンネルに送ってもらえますか？）
Of course. I’ll upload it in a moment and let everyone know.
（はい。すぐにアップロードして、みなさんにお知らせします）
1. 議事録が完成したことを伝える
議事録を共有する際は、まず「作業が完了したこと」を簡潔に伝えます。
- I’ve finished the meeting minutes.
（議事録が完成しました）
ここでのポイントは現在完了形（have finished）を使っている点です。
これは「作業が完了した状態が現在に影響している」ことを示し、“もう共有できる準備ができています” というニュアンスを自然に伝えます。
2. 相手に共有タイミングを確認する
議事録を作成したからといって、すぐに送ってよいとは限りません。会議中に別の作業が続いていたり、同僚に他の予定に入っている場合もあります。
そこで、次の表現が役立ちます。
- Would you like me to share them now?
（今共有してもよろしいでしょうか？）
“Would you like me to ～?” は、相手の意向を丁寧に尋ねる表現です。
ストレートに “I’ll send them now.” と言うよりも、相手に選択肢を与える言い方になります。
3. 決定事項・タスクの共有を明確にする
議事録の重要ポイントは以下の3つです。
- 会議で決定した内容（decisions）
- 各メンバーに割り当てられたタスク（assigned tasks）
- 次のアクション（action items / next steps）
そのため、議事録を共有する際は、決定事項やタスクを記載したことを合わせて伝えましょう。
- I included the decisions we made.
（会議で決定したことを記載しています） - and the tasks assigned to each team member.
（各メンバーに割り当てられたタスクも書いています）
“assigned to” は「〜に割り当てられた」というビジネス表現です。
関連語彙：
- action items：会議後に実行すべき項目
- follow-up tasks：フォローアップすべきタスク
- responsibilities：担当事項
- deliverables：成果物
どれも議事録で頻出するフレーズであり、覚えておくと実務で役立ちます。
4. 共有場所や方法を確認する
議事録をどこに共有するかは、企業によって異なります。
Slack, Teams, Google Workspace など、さまざまなツールが存在するため、共有場所はしっかりと確認する必要があります。
- Could you send the file to the project channel?
（そのファイルをプロジェクトチャンネルに送ってもらえますか？）
依頼表現 “Could you ～?” を使うことで、負担をかけない柔らかい印象になります。
他にも、以下のようにツールに合わせて表現を調整できます。
- Could you upload it to the shared folder?
（共有フォルダにアップしてもらえますか？） - Can you post it in the group chat?
（グループチャットに投稿してもらえますか？）
最後の締めの表現：
- I’ll upload it in a moment and let everyone know.
（すぐにアップして、みなさんにお知らせします）
“let everyone know” は、共有後の通知まで行うことを示す便利なフレーズです。
まとめ
- I’ve finished the meeting minutes.
→ 議事録が完成していることを現在完了形で伝える。 - Would you like me to share them now?
→ 共有のタイミングを相手に確認する質問。 - I included the decisions and assigned tasks.
→ 決定事項やタスクを含めたことを説明する。 - I’ll upload it and let everyone know.
→ 共有後の周知まで責任をもって行う姿勢を示した言い方。
