#93 納品後の問題を報告する時の表現｜英語のビジネスフレーズ

業務では、納品を受けた後に不具合や想定外の問題が見つかることも少なくありません。

その場合、問題を正確に伝えつつも、相手を責める表現を避け、解決に向けて協力する姿勢を示すことで、信頼関係を保つことができます。

ここでは、納品後の問題を報告する際に使える英語表現を会話例とともに解説します。

会話例

A

Thanks for delivering the files. We’ve reviewed them, but we noticed an issue with the data format.
（納品ありがとうございます。内容を確認したのですが、データ形式に問題があるようです）

B

I see. Could you tell me more about the issue?
（わかりました。その問題についてもう少し詳しく教えていただけますか？）

A

Some of the values are missing, and a few files can’t be opened properly.
（一部の数値が欠けており、いくつかのファイルが正しく開けません）

B

Thank you for pointing that out. We’ll look into it right away.
（ご指摘ありがとうございます。すぐに確認します）

A

When do you think you’ll be able to provide an updated version?
（修正版はいつ頃ご用意いただけそうですか？）

B

We should be able to fix the issue by tomorrow afternoon and resend the files.
（明日の午後までには問題を修正し再送できる見込みです）

A

That works for us. Thank you for your quick response.
（助かります。迅速な対応ありがとうございます）

1. 問題を冷静に伝える

納品後に問題を指摘する際、相手のミスを断定する言い方は避け、冷静に問題点を伝える必要があります。そこで便利なのが “We noticed an issue with ～” という表現です。

“notice an issue with ～” は、「〜に問題があることに気づく」と表現です。

事実を淡々と伝える形になっており、“You made a mistake.” のような直接的な非難を避けられます。

“found an issue with 〜”（〜に問題があることがわかりました）や “seems to be”（〜のようです）を使うと、よりソフトな印象になります

2. 問題の詳細を確認する

問題を指摘された側、あるいは社内で状況を整理する際には、まずは正確な情報を集めることが重要です。

“Could you ～?” はフォーマルな依頼表現で、社外の相手や取引先とのやり取りにも適しています。

3. 問題点を具体的に説明する

問題の内容を説明するときは、「何が」「どうなっているのか」を述べると伝わりやすくなります。

“some of ～” は「一部が」という意味で、「全体的には良いが一部に問題がある」というニュアンスを伝えられます。

さらに properly は、“correctly”（正しく）や “as expected”（想定どおりに）といった意味合いを含み、システム・データ・手順に関する話題でよく使われるワードです。

4. 対応姿勢に示す

問題を指摘された側は、まず対応する意思をはっきり示すことが大切です。

“look into ～” は「原因を調べる/調査する」という意味で、トラブル対応では定番のフレーズです。

いずれも、「責任を持って対応している」「状況を把握しようとしている」という姿勢が伝わる表現です。

5. 対応スケジュールを共有する

トラブル対応の場面では、今後のスケジュールを確認・共有することが迅速な解決につながります。

“should be able to ～” は、確定ではないが現実的な見通しを伝えるときに使われます。

進捗を共有する姿勢を示すことで、たとえ問題が起きたとしても信頼関係を保つことができます。

まとめ