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#66 謝罪と改善策を提示する時の表現｜英語のビジネスフレーズ

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Izumi

ビジネスの現場では、ミスや遅れが発生した際に、適切に謝罪し、あわせて改善策を伝えることが求められます。

英語での謝罪は、単に謝るだけでなく、「何が起きたのか」「今後どう対応するのか」を明確にすることが重要です。

ここでは、謝罪を丁寧に伝える英語表現から、原因の説明、再発防止策を示す表現まで詳しく解説します。

Contents
  1. 会話例
  2. 1. 謝罪の言葉を伝える
  3. 2. 原因を簡潔かつ客観的に説明する
  4. 3. 再発防止に関する質問
  5. 4. 改善策を示す
  6. まとめ

会話例

A
A

Thank you for taking the time to speak with me today. I’d like to apologize for the delay in our response.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。まずは、こちらの対応が遅れたことについてお詫びいたします）

B
B

I see. Could you explain what caused the delay?
（わかりました。遅れの原因を教えていただけますか？）

A
A

There was an internal communication issue, and the information wasn’t shared in time.
（社内の連携に問題があり、情報共有が遅れてしまいました）

B
B

I understand. How do you plan to prevent this from happening again?
（そうでしたか。再発防止についてはどのように考えていますか？）

A
A

We’re reviewing our workflow and introducing a clearer approval process to avoid similar issues in the future.
（業務フローを見直し、今後同様の問題が起きないよう、承認プロセスをより明確にします）

B
B

That sounds reasonable. Thank you for explaining.
（それなら安心ですね。説明ありがとうございます）

1. 謝罪の言葉を伝える

ビジネスシーンでは、最初にはっきりと謝罪の言葉を伝えることが重要です。回りくどい言い方をすると、誠意が伝わりにくくなってしまいます。

例文
  • I’d like to apologize for the delay.
    （遅れについてお詫びいたします）

この表現は真摯に責任を認めている姿勢を伝えるため、上司や取引先にも安心して使えます。

“I’m sorry for the delay.”（遅れてしまい申し訳ありません）も間違いではありませんが、少しカジュアルな印象になります。

関連表現
  • I’d like to sincerely apologize for ～
    （心より～についてお詫び申し上げます）
  • Please accept my apologies for ～
    （～について、深くお詫び申し上げます）

状況の深刻さに応じて使い分けるのがポイントです。

2. 原因を簡潔かつ客観的に説明する

謝罪のあとには、原因を説明する必要があります。その際、言い訳に聞こえない表現を選ぶことが大切です。

例文
  • There was an internal communication issue.
    （社内の情報共有に問題がありました）

ここで使われている issue は「課題/問題点」を意味し、problem よりも客観的で控えめなニュアンスです。

謝罪・説明の場面では issue、重大な障害・明確なトラブルを指す場合は problem と使い分けましょう。

関連表現
  • There was an issue with our process.
    （業務プロセスに問題がありました）
  • There was a delay due to internal coordination.
    （社内調整が原因で遅れが発生しました）
  • The information wasn’t shared in time.
    （情報共有が間に合いませんでした）

このように主語を「人」にせず、「仕組み」や「状況」に置くことで、責任逃れではなく冷静な状況説明として伝えることができます。

ただし、「誰の責任か」を問われた場合は、“We take full responsibility.” などで責任を明確にすることも大切です。

3. 再発防止に関する質問

謝罪と原因説明のあとは、相手から今後の再発防止について聞かれることもあります。

例文
  • How do you plan to prevent this from happening again?
    （再発防止については、どのように考えていますか？）

この質問は、責めているというより、改善策があるかどうかの確認を目的としています。そのため、「検討中」ではなく、できるだけ具体的な対策を示すことが大切です。

4. 改善策を示す

改善策を説明する際は、現在進行形を用いて「すでに改善に取り組んでいること」を示すと前向きな印象になります。

例文
  • We’re reviewing our workflow.
    （業務フローを見直しています）
  • We’re introducing a clearer approval process.
    （より明確な承認プロセスを導入しています）

「問題が起きた → 具体的に何を変えるか」まで言及できると、相手の信頼を回復しやすくなります。

関連表現
  • We’re working on improving our internal communication.
    （社内のコミュニケーション体制の改善に取り組んでいます）
  • We’re setting up a new checkpoint system.
    （新たなチェック体制を構築しています）
  • We’ve updated our procedures to prevent delays.
    （遅延を防ぐため、業務手順を見直しました）

まとめ

今回の英語フレーズ
  • I’d like to apologize for ～
    → ビジネスシーンで誠意をもって謝罪するための表現。
  • There was an issue with ～
    → 原因を客観的に説明する。
  • How do you plan to prevent this from happening again?
    → 再発防止策を確認するための質問。
  • We’re reviewing ～ / We’re introducing ～
    → 改善に向けてすでに行動していることを示す。
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