#85 急な予定変更を知らせる時の表現｜英語のビジネスフレーズ

仕事では会議の時間変更や訪問予定の延期など、急な予定変更を伝えなければならない場面が起こります。

英語でこうした変更を知らせる際には、理由を簡潔に伝えることと、相手への配慮を示す言い方が重要になります。

今回は、急な予定変更を伝えるときに使える自然な英語表現を、ビジネスシーンで失礼にならない伝え方のポイントと合わせて紹介します。

会話例

A

Sorry to bother you on short notice. I need to let you know about a schedule change.
（急で申し訳ありませんが、予定の変更についてお伝えしたいことがあります）

B

No problem. What’s changed?
（大丈夫ですよ。どうしましたか？）

A

I won’t be able to attend this afternoon’s meeting due to an urgent client request.
（急なクライアント対応が入って、今日の午後の会議に参加できなくなりました）

B

Will you be able to join us tomorrow instead?
（代わりに明日なら参加できますか？）

A

Yes, tomorrow works for me. I’ll review the materials in advance.
（はい、明日なら大丈夫です。事前に資料を確認しておきます）

B

That sounds good. Thanks for letting me know.
（了解です。知らせてくれてありがとうございます）

A

Thank you for your understanding.
（ご理解ありがとうございます）

1. 急な連絡であることを丁寧に伝える

急な予定変更を知らせる際は、まず相手への配慮を示すのが基本です。その役割を果たすのが、次の表現です。

“on short notice” は「直前に/急なタイミングで」という意味です。予定変更・急な依頼・突然の連絡など、相手の予定に影響を与える場面でよく使われます。

“short notice” は「急な連絡をすること」、“late notice” は「連絡が遅れたこと」への謝意を示す、というニュアンスの違いがあります。

2. 変更内容を伝える

次に、何が変更になったのかをはっきり伝えます。このときに便利なのが、“I won’t be able to ～” という表現です。

“I won’t be able to attend”は、“I can’t attend” よりも丁寧な表現です。「残念ながら難しい」というニュアンスを含むため、ビジネスで好まれます。

そして、理由を添える場合は簡潔に伝えるのがポイントです。

“due to ～”（〜のため）は原因を簡潔に示す便利な表現で、幅広い場面で使えます。

3. 代替案を確認する

予定変更の場面では、「行けません」「できません」で終わらせず、代替案を用意することが大切です。

instead は「代わりに」という意味で、日程変更の会話で頻出です。また、自分から提案する場合は、次のような言い方も可能です。

4. 変更後の対応を伝える

予定変更によって相手に迷惑をかける可能性があるため、その後の対応を真摯に伝えることで責任感を示すことができます。

このような一言があると、「不在でもきちんと対応する」という姿勢が伝わります。

まとめ